P.A.R.T.S. zoekt een verantwoordelijke studentenzaken voor onbepaalde duur (80%)

Functieomschrijving
Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie & administratie van het studentensecretariaat. PARTS is een internationale school, waar jaarlijks ongeveer 25 nationaliteiten vertegenwoordigd zijn. De verantwoordelijke studentenzaken is voor hen een belangrijk ankerpunt.

Over P.A.R.T.S.
P.A.R.T.S. is een internationale school voor hedendaagse dans in Brussel. P.A.R.T.S. organiseert twee dansopleidingen: Training is een driejarig Bachelorprogramma voor aspirant-dansers en choreografen, STUDIOS is een tweejarig specialisatietraject met focus op jonge makers. De studentengemeenschap bestaat uit een 50-tal studenten met een diverse achtergrond.

P.A.R.T.S is sterk verankerd in het artistieke werkveld. Jaarlijks zijn er ruim 40 docenten en kunstenaars te gast.
P.A.R.T.S. werd opgericht (1995) en wordt geleid door choreografe Anne Teresa De Keersmaeker. De school is gelegen aan de Van Volxemlaan in Vorst en maakt deel uit van een dynamische artistieke werkplek waar ook het dansgezelschap Rosas en het hedendaags muziekensemble Ictus huizen.

Takenpakket
- Je organiseert het onthaal van nieuwe studenten en je stroomlijnt de daarbij horende administratieve processen: visum (contact met de consulaire diensten en Dienst Vreemdelingenzaken), verblijfsvergunning (contact met de verschillende Brusselse gemeenten), huisvesting, bank & verzekeringen, mutualiteit, algemene administratie (schoolattesten en -certificaten).
- Je bent de eerste aanspreekpersoon voor de studenten bij hun dagelijkse problemen: van administratieve aard (gemeenten, bank & verzekeringen, mutualiteit, abonnementen …), medische aard (begeleiding bij het maken van medische afspraken), etc.
- Je bent de spil in het dagelijkse studentenleven en staat o.a. in voor:
   • de registratie, verwerking en opvolging van absenties in de lessen. Je communiceert hierover op regelmatige    basis met de tutors en de deputy director
   • het verwerken van de aanvragen voor de studiebeurzen
   • de opvolging van het medisch fonds
   • de toewijzing van opruimtaken en studentenjobs
- Je bewaakt de interne communicatie (mailinglijsten, whatsapp, student drive, valvenbord, briefings in de lessen)
- Je organiseert de 6-wekelijkse student-staff vergaderingen en je maakt hiervan verslag
- Je volgt de alumniwerking op: je informeert de ex-studenten over audities en/of jobopportuniteiten
- Je beantwoordt de vragen van kandidaat-studenten
- Je wordt net als je collega’s sporadisch ingeschakeld voor onthaal, ticketing en permanentie tijdens publieke activiteiten van de school.

Profiel
- Je bent zéér praktisch en probleemoplossend ingesteld
- Je bent sterk in administratie en ziet dit als één van je sterke punten
- Je houdt van organiseren en bent zeer nauwkeurig
- Mensen helpen is je 2de natuur
- Je hebt voeling met de leefwereld van studenten
- Je bent communicatief en werkt graag in team
- Je kan binnen jouw domeinen zelfstandig werken
- Je kan vlot overweg met Google Drive, Excel en digitale oplossingen
- Je bent drietalig (NL, F, E)

Aanbod
- Een boeiende en afwisselende job met verantwoordelijkheid
- Een persoonlijke begeleiding door je voorganger die voor PARTS blijft werken
- Een uitdagende internationale werkomgeving met oog voor eigen inbreng
- Een klein kernteam met geëngageerde collega’s
- Een deeltijds contract (80%) van onbepaalde duur
- Verloning volgens CAO Podiumkunsten (barema B). Relevante anciënniteit wordt in rekening gebracht
- Eindejaarspremie
- Gratis woon-werkverkeer als je met het openbaar vervoer reist
- Hospitalisatieverzekering, ook voor gezinsleden

Indiensttreding
Einde januari 2024 of in onderling overleg.

Procedure
Stuur voor 11 december een motivatiebrief en C.V. naar :
P.A.R.T.S. vzw
t.a.v. Charlotte Vandevyver, adjunct-directeur
charlotte.vandevyver@parts.be

Een eerste gespreksronde is gepland in de week van 18 december 2023
Een tweede gespreksronde is gepland in de week van 8 januari 2024

Met vragen over de vacature kan je terecht bij Charlotte Vandevyver

P.A.R.T.S. selecteert op basis van competenties en maakt geen onderscheid op basis van gender, leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.